Blogi · SIIVOUSVINKIT

Toimistosiivous Vantaalla: näin pyydät tarjouksen ja vertailet vaihtoehdot

Cleava · Lukuaika 8 min

Toimistosiivouksen tarjous kannattaa pyytää niin, että siivottavat tilat, toivottu siivoustahti, erityiskohteet ja työn ajankohta ovat heti selviä. Kun tarjouspyyntö on tarkka, eri vaihtoehtoja on helpompi verrata, eikä palvelun sisältö jää epäselväksi. Vantaalla toimiva yritys hyötyy erityisesti siitä, että siivous suunnitellaan arjen rytmiin sopivaksi: esimerkiksi ennen työpäivää, sen jälkeen tai viikonloppuna. Käytännössä hyvä tarjouspyyntö kertoo vähintään neliöt, tilatyypit, henkilöstömäärän, WC- ja taukotilojen määrän sekä sen, tarvitaanko esimerkiksi roskien tyhjennystä, lattioiden pesua tai aukioloaikojen ulkopuolista siivousta.

Miksi toimistosiivouksen tarjous kannattaa määritellä tarkasti

Moni yritys pyytää siivouksesta tarjouksen liian yleisellä viestillä: “toimistolle tarvitaan siivous kerran viikossa”. Tällöin palveluntarjoaja joutuu arvaamaan paljon. Lopputuloksena tarjoukset voivat näyttää paperilla erilaisilta, vaikka niitä ei voi verrata keskenään reilusti.

Kun toimistosiivouksen tarve määritellään tarkasti, vertailet samaa asiaa. Samalla pienenee riski, että jokin olennainen työvaihe jää pois. Erityisen tärkeää tämä on silloin, kun toimistossa käy asiakkaita päivittäin tai kun taukotilat ja WC-tilat kuormittuvat paljon.

Usein olennaisimmat määriteltävät asiat ovat:

kuinka usein siivous tarvitaan
mitkä tilat kuuluvat säännölliseen ylläpitosiivoukseen
tehdäänkö siivous työajan ulkopuolella
onko tiloissa erityisiä hygienia- tai turvallisuusvaatimuksia
kuka tarkistaa työn jäljen ja miten mahdolliset huomautukset hoidetaan

Jos yritys etsii pidempiaikaista kumppania eikä vain yksittäistä käyntiä, kannattaa samalla tutustua myös yrityssiivouksen palveluun, jotta kokonaisuus on helpompi suunnitella oikein alusta asti.

Mitä toimistosiivouksen tarjouspyyntöön kannattaa kirjoittaa

Hyvä tarjouspyyntö ei ole pitkä, mutta sen pitää olla täsmällinen. Tavoite on, että siivousyritys ymmärtää heti kohteen arjen, käyttöasteen ja olennaisimmat siivoustarpeet.

Tarjouspyynnössä kannattaa mainita ainakin seuraavat tiedot:

toimiston sijainti Vantaalla
pinta-ala ja tilojen lukumäärä
työntekijöiden määrä ja asiakasliikenteen määrä
avotoimiston, työhuoneiden, neuvottelutilojen ja vastaanoton määrä
WC-tilojen, keittiön tai taukotilan koko ja käyttöaste
toivottu siivoustiheys, kuten 1–5 kertaa viikossa
toivottu siivousaika, kuten ilta, aamu tai viikonloppu
tarvitaanko avainhallintaa tai kulkuoikeuksia
onko tiloissa herkkiä pintoja, elektroniikkaa tai muita erityishuomioita
mitä palveluun vähintään halutaan sisällyttää

Jos tarjouspyyntö jää liian yleiseksi, palveluntarjoaja voi tulkita esimerkiksi lattioiden pesun, tahrojen poiston, lasipintojen pyyhinnän tai keittiön perusteellisemman puhdistuksen eri tavoin. Siksi on hyvä kuvata myös odotettu puhtaustaso käytännön esimerkeillä.

Esimerkki selkeästä tarjouspyynnöstä

Toimistomme sijaitsee Vantaalla ja sen koko on 280 m². Tiloissa työskentelee noin 18 henkilöä arkisin. Kohteessa on avotoimisto, kaksi neuvotteluhuonetta, pieni vastaanotto, taukotila ja kaksi WC:tä. Tarvitsemme säännöllisen siivouksen kolme kertaa viikossa iltaisin klo 18 jälkeen. Palveluun toivotaan roskien tyhjennys, pöytäpintojen vapailta osilta pyyhintä, taukotilan pintojen puhdistus, WC-tilojen siivous, lattioiden imurointi ja tarvittaessa pesu sekä ovilasien ja näkyvien sormenjälkien poisto. Kerro myös, miten työn laatu seurataan ja miten mahdolliset palautteet käsitellään.

Miten vertailla eri toimistosiivoustarjouksia järkevästi

Tarjousten vertailussa yleisin virhe on katsoa vain yhtä kohtaa. Käytännössä tärkeintä on ymmärtää, mitä tarjous oikeasti sisältää, kuinka selkeästi vastuut on kuvattu ja miten palvelu toimii arjessa.

Vertaile ainakin nämä asiat:

Palvelun sisältö: onko mukana juuri ne tilat ja työvaiheet, joita toimisto tarvitsee.
Siivouksen tiheys: vastaako ehdotettu rytmi oikeasti henkilöstömäärää ja tilojen käyttöä.
Työaika: tehdäänkö siivous ilman, että se häiritsee työpäivää.
Laatukäytännöt: miten työn jälki tarkistetaan ja kuinka palautteisiin reagoidaan.
Turvallisuus: miten avaimet, kulkuoikeudet ja toimitiloissa työskentely hoidetaan.
Joustavuus: voiko siivouksen laajuutta muuttaa esimerkiksi sesonkien tai henkilöstömäärän vaihdellessa.

Hyvä tarjous on yleensä helppo lukea. Siinä ei jätetä olennaisia asioita auki eikä oleteta, että asiakas tietää valmiiksi mitä siivoukseen kuuluu.

Jos toimistossa halutaan minimoida keskeytykset, kannattaa huomioida myös toimistosiivouksen käytännöt ja sopiva toteutusaika ennen päätöstä. Näin siivous tukee työrauhaa eikä häiritse kokouksia tai asiakastyötä.

Mitkä työvaiheet kuuluvat yleensä toimistosiivoukseen

Toimistosiivous ei tarkoita kaikissa kohteissa samaa. Pienessä asiantuntijatoimistossa painottuvat usein työpisteiden ympäristö, keittiö ja WC-tilat. Asiakasliikenteen tiloissa taas vastaanoton ja neuvotteluhuoneiden siisteys vaikuttaa suoraan ensivaikutelmaan.

Ylläpitosiivoukseen kuuluu usein esimerkiksi:

roskien tyhjennys ja pussien vaihto
lattiapintojen imurointi
kovien lattioiden nihkeäpyyhintä tai pesu tarpeen mukaan
WC-tilojen puhdistus ja pintojen pyyhintä
taukotilan tasojen, altaan ja näkyvien jälkien puhdistus
neuvotteluhuoneiden yleissiistiminen
kosketuspintojen, kuten ovenkahvojen ja valokatkaisijoiden pyyhintä

Sen sijaan kaikki palvelut eivät automaattisesti sisällä esimerkiksi jääkaapin sisäpuolen puhdistusta, tekstiilituolien tahranpoistoa, ikkunoiden pesua tai lattioiden perushoitoa. Nämä kannattaa varmistaa erikseen.

Jos toimitiloissa on paljon lasipintoja tai sisäänkäynnin ovet likaantuvat nopeasti, voi olla hyödyllistä täydentää kokonaisuutta myös ikkunanpesulla tai muilla erikseen sovittavilla käynneillä.

Milloin siivous kannattaa tehdä työajan ulkopuolella

Monessa Vantaan toimistossa toimivin ratkaisu on aamu- tai iltasiivous. Kun siivous tehdään aukioloaikojen ulkopuolella, työpisteet, puhelut ja palaverit eivät keskeydy. Samalla siivooja pääsee käsiksi tiloihin tehokkaammin, kun väkeä on vähemmän.

Työajan ulkopuolinen siivous sopii erityisesti silloin, kun:

toimistossa on paljon puhelin- tai etäpalavereita
asiakkaat liikkuvat tiloissa pitkin päivää
tilat ovat kompaktit ja siivous häiritsisi helposti työskentelyä
WC- ja taukotilat halutaan valmiiksi puhtaiksi ennen päivän alkua

Tällöin on tärkeää sopia käytännöt avaimista, hälytysjärjestelmästä, kulkuoikeuksista ja mahdollisista häiriötilanteista. Luotettavuus korostuu etenkin, jos siivous tehdään henkilökunnan poissa ollessa. Siksi moni yritys arvostaa taustatarkistettuja ammattilaisia ja vakuutettua palvelua, kun toimitiloihin annetaan pääsy säännöllisesti.

Käytännön tarkistuslista ennen päätöstä

Ennen kuin hyväksyt toimistosiivoustarjouksen, käy tämä lista läpi. Se auttaa huomaamaan puutteet ajoissa.

Tarkista, että kaikki siivottavat tilat on nimetty tarjoukseen.
Varmista, että siivouksen tiheys vastaa tilojen todellista käyttöä.
Tarkista, onko WC-tilojen, taukotilan ja neuvotteluhuoneiden työvaiheet kuvattu selkeästi.
Varmista, onko kulku, avaimet ja hälytysohjeet sovittu käytännössä.
Kysy, miten sijaisuudet hoidetaan poikkeustilanteissa.
Varmista, miten palautetta annetaan ja missä ajassa siihen vastataan.
Tarkista, mitkä työt eivät kuulu säännölliseen palveluun.

Kun nämä asiat ovat selvät ennen aloitusta, yhteistyö käynnistyy yleensä huomattavasti sujuvammin.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka tarkka tarjouspyynnön pitää olla?

Riittävän tarkka, jotta siivousyritys ymmärtää tilojen määrän, käyttöasteen ja halutun palvelun sisällön. Kaikkea ei tarvitse osata määritellä valmiiksi, mutta yleisluontoinen pyyntö tekee vertailusta vaikeaa.

Mitä jos en tiedä sopivaa siivoustiheyttä?

Silloin kannattaa kuvata työntekijämäärä, asiakasliikenne ja tilojen käyttö. Näiden tietojen perusteella palveluntarjoaja voi ehdottaa sopivaa rytmiä esimerkiksi WC-tiloille, taukotilalle ja työpistealueille.

Kannattaako toimistosiivous tehdä iltaisin?

Usein kyllä, jos halutaan välttää häiriöitä työpäivän aikana. Iltasiivous sopii erityisesti toimistoihin, joissa on paljon kokouksia, puheluita tai asiakaskäyntejä.

Tarvitseeko kaikki työvaiheet kirjata tarjoukseen?

Olennaisimmat kyllä. Ainakin säännöllisesti tehtävät työt, siivouksen tiheys, siivousaika ja mahdolliset rajaukset kannattaa kirjata selvästi, jotta odotukset ovat samat molemmilla osapuolilla.

Mitä tehdä, jos tarjoukset ovat sisällöltään erilaisia?

Pyydä tarjoajia täsmentämään sisältö samaan muotoon. Vasta sen jälkeen vaihtoehtoja voi vertailla luotettavasti. Muuten vaarana on, että valinta perustuu puutteelliseen tietoon.

Yhteenveto

Toimistosiivouksen tarjouksen pyytäminen onnistuu parhaiten, kun kohde kuvataan käytännön tasolla: mitä tiloja siivotaan, kuinka usein, milloin ja millä puhtaustasolla. Kun vertailu tehdään palvelun sisällön, laadun seurannan, turvallisuuden ja arjen toimivuuden perusteella, päätös on helpompi tehdä ilman epäselvyyksiä.

Jos yritys etsii säännöllistä siivouskumppania Vantaalle tai haluaa ensin täsmentää oman tarpeensa, kannattaa aloittaa kuvaamalla kohteen koko, tilatyypit ja toivottu siivousrytmi. Sen jälkeen on helpompi pyytää selkeä tarjous ja arvioida, mikä ratkaisu sopii toimiston arkeen parhaiten.

Jos et ole varma siivouksen laajuudesta, tutustu Cleavan yrityssiivoukseen tai jätä tarjouspyyntö, jossa kerrot lyhyesti toimitilan koon, sijainnin ja toivotun aikataulun.